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 X CONVOCATORIA DE AYUDAS A PROYECTOS ARCHIVISTICOS: IBERARCHIVOS

La presente Convocatoria de Ayudas a Proyectos Archivísticos se basa en la ejecución del Programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (Programa ADAI) cuya iniciativa se aprobó en la Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno de Oporto, Portugal, celebrada en octubre de 1998, y se ratificó en La Habana en noviembre de 1999.

Los países e instituciones que financian el Programa ADAI tienen como objetivos la mejor conservación del patrimonio archivístico iberoamericano, su preservación y su difusión. El Fondo ADAI se constituirá antes del 31 de marzo de 2007, con las aportaciones de los países miembros y otras instituciones.

Primero: Finalidad y beneficiarios

La presente Convocatoria tiene por objetivo conceder ayudas a Archivos u otras Instituciones Archivísticas de los países que financian el Programa ADAI para llevar a cabo Proyectos Archivísticos que redunden en la mejor organización, conservación y difusión del patrimonio documental iberoamericano. Los países miembros del Comité Intergubernamental del Programa ADAI y la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) presentarán proyectos de formación profesional de carácter supranacional que beneficien también a países no aportantes al Programa.

Se valorarán positivamente los proyectos archivísticos relacionados con la mujer, el mundo indígena y el afroamericano, la Guerra Civil y el Exilio español, así como sobre los Derechos Humanos, los relativos a los Procesos de Independencia en Iberoamérica y archivos e industrias culturales.

Esta es la décima Convocatoria de Ayudas a Proyectos Archivísticos del Programa ADAI. Para su concesión, el Comité Intergubernamental, que se reunirá durante el primer trimestre de 2008, valorará la importancia de los proyectos para la organización, la conservación y difusión del patrimonio documental iberoamericano, la capacitación técnica del personal, la eficiencia y transparencia de la Administración y la protección de los derechos de los ciudadanos.

Las solicitudes deberán cumplir los requisitos establecidos en el epígrafe quinto de esta convocatoria.

Segundo: Plazo y Cuantía de la Ayuda

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La solicitud de Ayuda deberá corresponder a un proyecto que se ejecutará, como máximo, hasta el 15 de julio de 2009, sin posibilidad de prorroga; duración máxima de ejecución del proyecto será de ocho meses, a contar desde la fecha de recepción del dinero por parte del proyecto beneficiario. La duración de cada proyecto planteado en fases será de un máximo de tres Convocatorias.

La cuantía de la Ayuda concedida se determinará en función de los costes y la naturaleza de cada uno de los Proyectos seleccionados que no excederá de 17.000 euros. Esta contribución no podrá exceder en ningún caso del 80% del coste total del proyecto. En caso de que se concedan ayudas parciales, el beneficiario del proyecto deberá reformularlo de acuerdo con las instrucciones de la Autoridad Archivística Nacional representada en el Comité Intergubernamental del Programa ADAI o, en su defecto, por la Secretaria Técnica del Programa.

La resolución de la concesión de las Ayudas la tramitará la Unidad Técnica del Programa después de la fecha de la reunión del Comité Intergubernamental. La ayuda se concederá en euros, será abonada en un plazo, y podrá ser el importe total o parcial de lo solicitado. En la resolución se indicarán las condiciones específicas de las ayudas. Las condiciones indicarán los conceptos a los que se debe aplicar la ayuda y el plazo de ejecución y justificación de su uso. En caso de no cumplirse dichas condiciones, la Entidad beneficiaria quedará obligada a devolver las cantidades no justificadas, dentro del plazo que se le señale en el documento de concesión.

Tercero: Régimen de concesión

La concesión de estas Ayudas se efectuará en régimen de concurrencia competitiva.

La Ayuda concedida en ningún caso podrá ser superior al coste total de la actividad presupuestada por el beneficiario, aisladamente o en concurrencia con otras ayudas de otras Administraciones públicas, entes públicos o privados, nacionales, extranjeros o internacionales.

La Ayuda concedida a cada institución archivística no excederá, salvo excepciones muy cualificadas, la cantidad de 17.000 euros. En consecuencia, el solicitante deberá aportar al menos un 20% del costo total del proyecto. La cantidad concedida va dirigida a servicios y materiales fungibles requeridos en los procesos archivísticos. Las solicitudes de Ayuda corresponderán a proyectos integrales indicándose la fase correspondiente si la hubiese.

La entidad o persona solicitante queda obligada a dar los créditos al Programa ADAI, y en publicaciones y otros medios de difusión deberá incluirse el logotipo de Cooperación Iberoamericana.

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Cuarto: Condiciones Generales

1. Será obligatorio que una copia de la solicitud de ayuda y de los documentos anexos que se envíen a la AECI, sea remitida a la Autoridad Archivística Nacional correspondiente, sin lo cual la solicitud no será considerada.

2. La Autoridad Archivística Nacional tiene la competencia para evaluar, supervisar y controlar la correcta presentación y ejecución de los proyectos beneficiados por este Programa en el país respectivo.

3. En consecuencia los beneficiarios enviarán a la Autoridad Archivística Nacional, los Informes de seguimiento que le sean solicitados y copia del Informe Técnico y Económico final, cuyo original hay que enviar a la Secretaría Técnica del Programa ADAI en un plazo máximo de 20 días naturales.

Quinto: Solicitud

Las solicitudes de Ayudas tendrán que ser presentadas utilizando los formularios que figuran como anexo y que proporcionan la siguiente información:

a) Información sobre el Solicitante.

b) Información sobre el Proyecto. En el caso de proyectos destinados a cursos de formación para la capacitación técnica del personal, los solicitantes harán constar la siguiente información: Programa del Curso, Profesores y Perfil de los Alumnos.

c) Presupuesto.

La Unidad Técnica del Comité Intergubernamental se reserva el derecho a solicitar información adicional antes de que el Comité Intergubernamental adopte la decisión definitiva sobre la concesión de ayudas.

Junto con el impreso de solicitud el peticionario deberá acompañar:

a) Documento probatorio del nombramiento del representante legal de la entidad o empresa solicitante.

b) Documentación acreditativa de la identidad personal o de la representación, en su caso, si la presentación de solicitud se hiciera por otra persona en nombre del solicitante.

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c) Medios personales, materiales e infraestructura con que cuenta el solicitante para realizar la actividad.

d) Desglose detallado de costos que justifican el presupuesto del proyecto.

e) Cualquier otra documentación adicional que a juicio del solicitante justifique la pertinencia de la solicitud.

Sexto: Presentación de la solicitud

La solicitud original deberá enviarse obligatoriamente por correo certificado, servicio de mensajería o bien entregarse en mano a la siguiente dirección de la Secretaría Técnica del Programa ADAI :

Ministerio de Cultura de España

Subdirección General de los Archivos Estatales

Planta 0

Plaza del Rey I,

28004. Madrid- España

o en las Oficinas Técnicas de Cooperación Internacional en cada país (según direcciones que figuran en el Anexo).

Simultáneamente una copia de la solicitud y del Proyecto deberá enviarse a la Autoridad Archivística Nacional del respectivo país.

Los sobres deberán indicar claramente:

"ADAI - Proyectos archivísticos 2007 (X Convocatoria)".

No se aceptarán documentos enviados por fax o correo electrónico.

Séptimo: Plazo de presentación de la solicitud

El plazo de presentación de solicitudes será desde el 15 de marzo hasta el 15 de julio de 2007, sellado por el servicio de correo. Las propuestas entregadas en mano deberán presentarse antes del cierre del horario de oficina de la AECI en cada país.

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Octavo: Rescisión y cancelación

La Ayuda financiera podrá cancelarse o cualquier suma pagada deberá reembolsarse inmediatamente, a petición de la Autoridad Archivistica nacional correspondiente, si el solicitante:

a- No cumple con las obligaciones establecidas en estas bases.

b- Suministra información falsa en su formulario de solicitud o en cualquier otra correspondencia.

c- No justifica la inversión de los fondos recibidos en plazo y forma. Dicha justificación contendrá un informe técnico de las actividades desarrolladas y un informe económico, en el formulario respectivo, que comprenderá una relación de gastos por orden cronológico a la que se adjuntarán todos los justificantes originales o fotocopias compulsadas ordenados del más antiguo al más reciente.

d- Si se invierte la Ayuda concedida en objetivos distintos a los aprobados.

e- La Ayuda financiera podrá cancelarse si no se presenta la carta de compromiso de aceptación de la Ayuda en el plazo máximo de 20 días naturales a partir de la fecha de envío de la notificación de la concesión de la Ayuda.

Noveno: Interpretación y enmiendas

En caso de que exista alguna duda acerca de la interpretación de estas bases, se resolverá por el Comité Intergubernamental del Programa ADAI.

El Comité Intergubernamental puede modificar, si lo considera oportuno, el Reglamento de Funcionamiento del Programa ADAI.

Contra la Resolución de Ayudas del Comité Intergubernamental del Programa ADAI no cabe recurso alguno.

Décimo: Justificación de las ayudas

Los beneficiarios de las Ayudas quedan sujetos a la comprobación y evaluación que determine el Comité Intergubernamental del Programa ADAI, según las condiciones generales de esta Convocatoria.

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Los beneficiarios presentarán, en todo caso, en el plazo máximo de veinte días naturales a partir de la finalización de la actividad, la justificación de la ayuda recibida, con los documentos originales o copias compulsadas de los pagos realizados. Para ello se presentará:

a) Memoria o informe técnico de las actividades desarrolladas que acredite suficientemente el cumplimiento de la finalidad para la que fue concedida la subvención, suscrito por el representante legal de la entidad beneficiaria.

b) Memoria económica, estados contables y justificantes de los ingresos y gastos (facturas y recibos) ocasionados en ejecución del proyecto, que justifiquen la totalidad de la ayuda concedida. Esta documentación será original y sólo excepcionalmente copia compulsada.